社員インタビューvol.2 山東さん

これから入社を希望される方々に、ぜひ弊社のことをもっともっと知ってもらいたい!
そういった気持ちから、社員にこれからいろいろなことを答えてもらうことにしました。
2回目は昨年2月に入社した、山東さんです。

「週明けのメールは600件!」

Q1、現在のお仕事内容を教えてください

担当は1社で、入社以降ずっとお客様からのお問合せのメール対応をしています。
医療従事者や一般の方への治療法のセミナーなどを開催している会社の総合窓口になりますので、
「セミナーの申し込みをしたが連絡が来ない」などのご不安の声から
「キャンセルしたいから返金して欲しい」といったご要望の声など多岐にわたっています。

Q2、多い時は何件くらいメールが届くのですか?

週明けはすごいですよ!5~600件メールボックスに入っています。本当にびっくりして、腰が引けそうになる時もあるんです。
もちろん、決済のご連絡など対応しなくていいメールもありますので、そのあたりをアーカイブするなど精査して、
実際に対応するのは100件くらいでしょうか。
どんどんメールボックスから対応すべきメールが減っていくと自分の頑張りが目に見えて分かりますから
やりがいにつながりますね。

Q3、多岐にわたる内容、かつ膨大な量のメール対応で1番大切なところは?

基本的に2営業日までの返信というルールがありますし、お問合せしてくださっている方も早く返事が欲しいでしょうから、
こちらとしてもできるだけ効率よく早く正確に返事をしなければいけないと思ってしまって焦ります。
でも間違えるとフォローに時間がかかってしまうんですよね。
クレーム対応ということになりますと、不信感を募らせてしまうことにもなりかねませんので、
まずは時間がかかっても正確性が1番ですね。ちなみに2番目がスピードです。

「仕事の効率は私が上げる!」

Q4、2番目に大切な「スピードを上げる」ための工夫はありますか?

私、正直な話「楽して仕事したい」んです(笑)だから、便利ツールを探すのが大好きで!
仕事の効率は私が上げていってやるぞー!という気持ちで臨んでいます(笑)
例えばメール対応は、すべて一から文章を作るわけではなく、似たような案件があるのでテンプレートを貼り付けて送ります。
でもそのテンプレートの量がまた膨大で、管理が大変なんですよ。
どの時にどのテンプレートを使うのか分からなくなりがちなので、それらを管理できる無料ツールを探してきて、
これやりましょうよ!って社長に提案してしまいました!
業務がだいぶスピードアップしましたね。
また、セミナーの中止が立て続けにある時など、情報を仲間で共有しなければ間違いが起きてしまうので、
付箋のような形で情報を一覧としてまとめられる、無料ツールも探し出しました。
無駄は省いて、早い対応を目指したいですよね。

Q5、「メール対応」に必要なことは何ですか?

必ずお客様にはメールの返信内容で満足して頂かなければいけないということです。
ですが、お問合せのメールの中には主語がないなど完全な形で送られてこないケースというのも実際多いのです。
その方たちにも、当然納得していただく返信をしなければならないわけですから、
このお客様のおっしゃりたいこと、どういう答えを求めていらっしゃるのか、
そういう部分をしっかりと行間から読み取る力が必要だと思います。

Q6、山東さんご自身は、このお仕事に向いていると思いますか?

私、出産前に機械メーカーで一般事務やメールサポート、ヘルプデスクなどの業務をしていたんです。
現地に赴いてトラブルシューティングをするなどの経験もあって、
その時に「お客様が何を求めているか」を読み取るのが最終目標です、と教えてもらったんですね。
その経験は今に活かされています。
そして、私は数字に弱いんです(笑)経理業務には携わったことがないので、
そのあたりは「適材適所」で業務を割り振っていただけているな、と思います。

「勤務場所は”自宅”

    ー子供との時間も大切に」

Q7、BizMowに入社後、「在宅勤務」について意識の変化はありましたか?

ここの入社前に在宅で仕事をしていた経験もあります。その時は「業務委託」という形でした。
「在宅の仕事=スポットの仕事」だと思っていたので、毎日コンスタントに仕事があることに驚きました。
ですので、最初面接のときに私確認してしまったんです。
固定時間での契約ですが、仕事がない時はどうするのですか?って。
そうしたら、待機時間として時給は発生しますよ、と教えていただいて、びっくりしました!
でも蓋を開けてみたら、すごく忙しくて待機時間なんてゼロでしたけど(笑)
本当に、ただ仕事をする場所がオフィスではなくて、自宅というだけなのだと改めて思いました。

Q8、BizMowでのお仕事、楽しいですか?

同じ業務についているメンバーも当然遠隔なので、チャットワークで絵文字を使って雑談することがあります。
気持ちを分かち合いながら息抜きできるので、ストレスも発散できますね!
そして忘年会があるんですよ!在宅勤務だとなかなかないですよね!
普段は会えない方々と会うのはとても新鮮です。

Q9、山東さんが入社されて1年半の間で、社内制度は変化していますか?

「冷暖房手当」が支給され始めたのは驚きました。
なるべく快適に仕事をさせていただけるような環境をどんどん整えてくださっているというのを感じます。
そして産後、育児を理由に辞めたスタッフは1人しかいないんですよ。
それだけ、働きやすい環境ということなんでしょうね。

Q10、「在宅勤務」を選んだ理由は?

子供と一緒にいられる時間って限られていると思うんですよ。
小学校から帰ってくる時に迎えてあげて、30分だけお仕事を「中抜け」させてもらうことで
一緒におやつを食べて、学校であったことを話し、宿題を見てあげる時間を作れています。
子供もこの時間をとても楽しんでくれているようなので、私にとっては大きな時間ですね。

Q11、1日のスケジュールを教えてください。

6:30 起床

6:30~8:00  お弁当作りや朝食準備、家族みんなで朝食

8:00~9:00  子供の登校後、掃除や洗濯など家事

9:00~12:00    業務

12:00~12:30   昼食

12:30~14:30   業務

14:30~15:00   子供帰宅(業務を一旦「中抜け」)

15:00~16:00   業務

16:00~18:00   業務終了後、子供を習い事へ送る
→送迎の間に晩ご飯の支度
18:00~18:30   習い事へお迎え

18:30~20:00  食事・お風呂

20:00~21:00  のんびりタイム

21:00~22:00 子供を寝かしつける

22:00       自分も就寝

Q12、入社を希望されている方へ一言お願いします。

嫌な雰囲気もなくて働きやすいんですよ。
きちんとした姿勢で仕事に臨むことは当然ですが、その分自由もいただけている会社です。
ですので、ご近所の方々にも本当にお勧めしてるんですよ。
個人的に、もっともっとこの会社の良さを皆さんに知ってもらいたいので、
会社が宣伝したらいいのにな、と思っているのですが(笑)
特に育児中のお母さんで仕事をしたいと思われている方はたくさんいらっしゃると思うので、
BizMowが多くの方の目に留まって欲しいと考えております。

2018-08-07T16:01:38+00:00